高次脳機能障害意見書支援オフィス（以下「当オフィス」といいます。）は、当オフィスが提供するサービス（以下「本サービス」といいます。）および当サイトの運営において取り扱う個人情報について、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。なお、本ポリシーにおける「依頼者」とは、当オフィスへの直接の取引相手（弁護士・法律事務所）および、その依頼者が業務として受任している事件の依頼元（被害者ご本人・ご家族等）の双方を含むものとします。
1. 収集する個人情報および収集方法
当オフィスは、本サービスの提供・当サイト運営にあたり、以下の情報を取得することがあります。
(1) 依頼者（弁護士・法律事務所）に関する情報
- 事務所名、担当者名、役職等
- メールアドレス、住所その他連絡先
- 依頼内容、相談経緯、請求・支払に関する情報
(2) 事件の依頼元（被害者本人等）・関係者に関する情報
- 氏名、生年月日、性別、住所、連絡先等（提供を受ける範囲）
- 受傷状況、症状、通院歴、就労・生活状況等、相談・依頼に含まれる情報
- 医療・介護に関する資料に記載された情報（医療機関名、検査結果、診療録の記載等）
※本サービスでは、診療録、画像レポート、神経心理検査、リハ記録等を扱う性質上、個人情報保護法上の要配慮個人情報（健康・医療に関する情報等）を取り扱う場合があります。
(3) 技術情報等
- お問い合わせフォーム等に入力・送信された情報
- 資料授受に用いるクラウドストレージ等（共有リンク、ファイル名、アクセス権限等の運用情報）
- Cookie等を用いて取得される当サイトの利用状況に関する情報（アクセス解析等）
(4) 収集方法
当オフィスは、以下の方法により情報を取得します。
- 依頼者からのメール、添付ファイル、共有リンク等による提供
- 当サイトのお問い合わせフォーム等への入力・送信
- アクセス解析ツール等による自動取得（Cookie等）
2. 利用目的
当オフィスは、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 本サービスの提供（資料スクリーニング、争点整理補助、依頼状ドラフト、意見書・追補等の作成・納品）
- 本人確認、依頼内容の確認、連絡、問い合わせ対応
- 納品物の送付、請求、支払確認等の事務処理
- 品質管理、業務改善（個人を識別できない形での統計化を含む）
- 本サービスに関する重要なお知らせ、規約等の変更通知
- 不正利用の防止、セキュリティ確保
- 法令に基づく対応
3. 保管期間（保存期間）と削除
当オフィスが受領した資料・個人情報の保管期間は、原則として6か月を目安とします。
保管期間経過後は、当オフィス所定の方法により、復元困難な形で削除または廃棄するよう努めます。
※進行中の案件、再納品対応、法令遵守等の合理的必要性がある場合は、依頼者と協議のうえ保管期間を延長することがあります。
4. 第三者提供
当オフィスは、法令に基づく場合を除き、あらかじめ本人（または適法な権限を有する依頼者）の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。
ただし、以下の場合はこの限りではありません。
- 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
- 事業承継（合併その他の事由）に伴い個人情報が提供される場合
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行するうえで協力する必要があり、本人同意により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- その他、個人情報保護法その他法令で認められる場合
5. 委託先の監督
当オフィスは、クラウドストレージ、メールサービス、サーバー運用等の業務を外部事業者に委託する場合があります。この場合、当オフィスは委託先の選定にあたり適切に評価し、必要かつ適切な監督を行います。
6. 安全管理措置
当オフィスは、個人情報への不正アクセス、漏えい、滅失または毀損の防止等のため、必要かつ適切な安全管理措置を講じるよう努めます。
- 取扱いルールの整備、権限管理、アクセス制御
- 端末・アカウントの管理、パスワード管理、ログ管理（可能な範囲）
- 外部サービス利用時の設定（共有リンクは「閲覧のみ」権限を推奨、可能であればパスワード・有効期限設定 等）
- 漏えい等が疑われる事案発生時の連絡・対応体制の整備
※安全管理措置の具体的内容は、セキュリティ上の理由により一部開示しない場合があります。
7. Cookie等の利用・アクセス解析
当サイトでは、利便性向上や利用状況の把握のため、Cookie等を用いる場合があります。
また、当サイトはアクセス解析ツール（例：Google Analytics 4）を利用する場合があります。アクセス解析により、当サイトの利用状況に関する情報が収集されることがあります。
利用者は、ブラウザ設定等によりCookieを無効化することができます。Cookieを無効化した場合、当サイトの一部機能が利用できないことがあります。
8. 共同利用
当オフィスは、個人情報の共同利用は行いません。
（共同利用を将来行う場合は、共同利用する項目、範囲、目的、管理責任者等を別途公表します。）
9. 開示・訂正・利用停止等（本人の権利）
当オフィスは、本人または適法な代理人から、個人情報保護法に基づく開示、訂正、利用停止、消去等の請求があった場合、本人確認等の必要な手続きを行ったうえで、法令に従い適切に対応します。
※本サービスの性質上、事件資料は弁護士・法律事務所から提供されることが多いため、請求内容によっては、依頼者（弁護士・法律事務所）を通じた手続きをお願いする場合があります。
10. 本ポリシーの変更
当オフィスは、法令の改正や運用変更等に応じて、本ポリシーを予告なく変更することがあります。変更後の本ポリシーは、当サイト上に掲載した時点から効力を生じます。
11. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するご意見、ご質問、苦情のお申出、開示等の請求は、下記窓口までご連絡ください。
- 屋号：高次脳機能障害意見書支援オフィス
- 運営者：持丸浩太郎
- 連絡先メール：info@koujinou-shien.jp
- 受付時間：受付時間：月〜土 10:00–20:00（※メールのみ）
制定日：2026年2月2日
最終改定日：2026年2月2日